Pourquoi utiliser un serveur d’impression ?

Pourquoi utiliser un serveur d'impression ?

Lorsque vous analysez vos processus d’entreprise, la question qui se pose serait de savoir quelle importance accordez-vous à votre environnement d’impression ?  Comme tous les domaines de l’entreprise, la gestion de l’impression a évolué ces dernières années, avec davantage d’options pour simplifier et augmenter la productivité et réaliser des économies au sein d’une organisation.

En examinant de plus près l’architecture informatique d’une entreprise, son secteur d’activité et les exigences spécifiques de son organisation, il est possible d’optimiser l’environnement d’impression de l’entreprise. Une partie essentielle de ce processus consiste à déterminer comment l’environnement pourrait être géré au mieux et quelle serait la forme d’impression la plus appropriée ?

Un serveur d’impression central doit-il être responsable de tous les processus d’impression ? Ou l’impression IP directe répond-elle à toutes les exigences ?

Les deux approches ont leurs avantages, c’est pourquoi il est préférable de trouver un fournisseur de solutions qui offre à la fois la gestion de l’impression sur serveur et l’impression IP directe sans serveur gérée dans le Cloud.

Qu’est-ce que la gestion des impressions sur serveur ?

La première approche à envisager est l’administration centrale de l’environnement d’impression avec des serveurs d’impression. Ces serveurs d’impression présentent des avantages majeurs notamment pour les environnements plus vastes, plus complexes ou centralisés :

  • Gros volume : Traitement fiable de gros volumes d’impression et de nombreux travaux d’impression simultanés.
  • Libération les ressources du bureau de l’utilisateur : Le déchargement des processus d’impression est particulièrement important dans les scénarios de bureau virtuel ou à distance.
  • Amélioration de la sécurité : Les imprimantes contiennent et traitent de grandes quantités de données sensibles, mais sont rarement surveillées pour éviter les pertes de données et autres problèmes de sécurité. Séparer les imprimantes sur un réseau distinct afin que seuls les serveurs d’impression puissent s’y connecter, et non les utilisateurs individuels.
  • Contrôle de l’environnement : Les administrateurs informatiques peuvent suivre les métadonnées d’impression, telles  les volumes de pages, le comportement des utilisateurs et la gestion des autorisations et des restrictions d’utilisation et d’accès aux imprimantes, ainsi que donner la priorité à certaines tâches d’impression ou imprimantes.
  • Dépannage simplifié : La plupart des problèmes d’impression peuvent facilement être résolus de manière centralisée.
  • Un seul environnement d’impression pour toute l’entreprise : Intégrez l’impression de bureau de l’utilisateur à l’impression des applications dorsales telles CRM, ERP et EMR.

La gestion des impressions sur serveur n’est pas un concept nouveau. Cette approche n’a pas fondamentalement changé depuis des décennies. En conséquence, des solutions innovantes ont été développées et mûries pour tirer parti du serveur d’impression de base pour obtenir encore plus de fonctionnalités et de valeur.

Par exemple, la bonne approche basée sur le serveur aborde la question de la charge du réseau en réduisant le volume des données grâce à des fonctions sophistiquées de compression et de mise en cache lorsque les travaux d’impression se déplacent vers l’imprimante. Un autre exemple est la suppression des pilotes sur les bureaux des utilisateurs et leur remplacement par une interface d’impression universelle pour éliminer le processus administratif et améliorer la convivialité.

Sur le plan sécuritaire, il est possible de crypter les travaux d’impression jusqu’à l’imprimante et en stockant les travaux d’impression de manière centralisée jusqu’à ce que l’utilisateur s’authentifie à l’imprimante pour récupérer le document. En ce qui concerne la fiabilité, les environnements de serveurs d’impression peuvent assurer la continuité des activités en ajoutant une haute disponibilité/équilibrage de la charge avec des critères de santé spécifiques à l’impression. La virtualisation des serveurs n’est pas suffisante pour remplacer les grappes de serveurs d’impression qui n’offraient certes qu’un minimum de protection.

Impression IP directe sans serveur

L’impression IP directe est probablement ce qui se rapproche le plus de ce que la personne moyenne imagine de l’impression. Il suffit de configurer une imprimante, de la connecter à un ordinateur et de procéder à l’impression. Elle présente trois avantages principaux du fait de sa simplicité et, selon les besoins de l’environnement, de sa capacité à être la solution idéale aussi bien pour les petites organisations que pour les plus grandes entreprises.

  • Pas de serveurs d’impression : Moins de serveurs sont nécessaires car le traitement des tâches d’impression est géré sur chaque poste de travail. Dans ce scénario, seuls les serveurs pour les dépôts de pilotes et les logiciels de gestion doivent être construits et maintenus.
  • Impression – même hors ligne : Aucune dépendance à l’égard d’Internet, d’un réseau étendu ou d’une infrastructure, car les travaux d’impression sont envoyés directement du poste de travail de l’utilisateur à l’imprimante.
  • Installation facile et instantanément prête à l’emploi : Une architecture simple et facile à comprendre qui ne nécessite pas de connaissances spécialisées pour sa configuration et sa maintenance de base.

Si la simplicité est l’attrait de l’impression directe sur IP, cela signifie également qu’il manque certaines fonctionnalités de base pour gérer efficacement ces environnements et les rendre sûrs et gérables pour les entreprises. Si vous décidez que l’impression directe sur IP sera utile à votre entreprise, vous devez connaître certaines pratiques exemplaires, notamment les suivantes :

  • Éliminez tous les serveurs en optant pour une gestion entièrement basée sur le cloud. Vos données d’impression ne quittent toujours pas votre réseau.
  • Pas de recherche de pilotes en choisissant une solution fournie avec un magasin de pilotes pré-rempli.

Centralisation de la gestion d’un environnement décentralisé en ajoutant une solution qui peut facilement se connecter à chaque appareil de l’ensemble de l’environnement et éviter de gérer chaque appareil individuellement.

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